E-Rechnung Pflicht ab 2025 trifft alle Betriebe

Die E-Rechnung Pflicht gilt für den Empfang bereits seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für jedes inländische Unternehmen. Wer B2B-Rechnungen erhält, muss strukturierte Datensätze wie XRechnung oder ZUGFeRD annehmen und verarbeiten können – ein PDF reicht rechtlich nicht mehr aus. Für den Versand gelten gestaffelte Fristen bis 2028, abhängig vom Vorjahresumsatz. Wer die Umstellung nur als IT-Projekt für das Finanzamt begreift, übersieht den eigentlichen Hebel: Die strukturierte Rechnung ist das Ende der manuellen Dateneingabe in der Buchhaltung.

Warum die E-Rechnung Pflicht beim Empfang keine Ausnahmen kennt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format entgegennehmen können. Das Bundesfinanzministerium macht hier keine Ausnahmen, auch nicht für Kleinunternehmer oder nicht vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu fasst. Eine E-Rechnung ist demnach nur noch ein Datensatz, der die europäische Norm EN 16931 erfüllt und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein reines PDF-Dokument gilt steuerrechtlich nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Technisch genügt für den reinen Empfang zwar ein einfaches E-Mail-Postfach. Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch in der Lesbarkeit und Archivierung der XML-Daten. Wer diese Datensätze ausdruckt oder nur als unleserlichen Code ablegt, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten.

Ab wann Unternehmen selbst E-Rechnungen versenden müssen

Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen greift gestaffelt und betrifft ab dem 1. Januar 2027 zunächst umsatzstarke Betriebe. Wer im Jahr 2026 einen steuerbaren Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt, muss ab 2027 zwingend normkonforme E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. Das regelt § 27 Abs. 38 UStG. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch PDFs oder Papierrechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle B2B-Geschäfte, unabhängig vom Umsatz. Ausgenommen bleiben dauerhaft Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie B2C-Rechnungen an Privatpersonen. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa Heilbehandlungen, fallen nicht unter die Pflicht. Wer bisher das EDI-Verfahren nutzt, darf dies auch über 2028 hinaus tun, sofern sich aus der EDI-Rechnung ein korrekter Meldedatensatz gemäß UStG extrahieren lässt.

Welche Formate zulässig sind und wo die Fallen liegen

Zulässig sind ausschließlich Formate, die eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten nach der Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen. Die bekanntesten Standards in Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, der für das menschliche Auge ohne Hilfsmittel kaum lesbar ist. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein sichtbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Hier liegt jedoch eine häufige Fehlerquelle: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind steuerrechtlich nicht zulässig. Erlaubt sind nur Profile ab ZUGFeRD 2.0.1, die den vollen Normumfang abbilden. Wer seine Faktura-Software aktualisiert, muss zwingend prüfen, welches Profil beim Export erzeugt wird.

Warum die 800.000-Euro-Schwelle oft falsch verstanden wird

Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro für den E-Rechnungsversand hat nichts mit der Kleinunternehmerregelung zu tun. In der Praxis werden diese Schwellenwerte häufig vermischt. Die Kleinunternehmerregelung wurde zum 1. Januar 2025 ebenfalls angepasst: Wer im Vorjahr unter 25.000 Euro netto lag und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet, gilt als Kleinunternehmer. Diese Betriebe sind nach § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen. Die 800.000-Euro-Grenze hingegen bestimmt lediglich, ob ein regulär steuerpflichtiges Unternehmen bereits 2027 oder erst 2028 auf den elektronischen Versand umstellen muss. Maßgeblich ist dabei der gesamte steuerbare Umsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, nicht der Gewinn und auch nicht nur der B2B-Anteil.

Wie Systeme die Belegverarbeitung jetzt übernehmen

Ein modernes Doku- und Buchhaltungssystem macht aus dem gesetzlichen Zwang zur strukturierten Rechnung einen messbaren Effizienzgewinn. Wenn XRechnungen oder ZUGFeRD-Belege im Postfach landen, liest das System die XML-Daten fehlerfrei aus und erzeugt ohne Medienbruch einen fertigen Buchungsvorschlag inklusive Konten, Splits und Steuerschlüsseln. Auch hybride Formate oder alte PDFs werden per OCR und KI-Vision erfasst, selbst wenn sie handschriftliche Notizen enthalten. Ein Orchestrator entscheidet dabei dreistufig, ob ein Beleg automatisch durchläuft, zur Prüfung vorgelegt wird oder manuell bearbeitet werden muss. Nichts wird blind durchgewunken. Jede bestätigte oder korrigierte Buchung trainiert das System weiter, sodass die Vorschlagsqualität je Kreditor kontinuierlich steigt. Das Ergebnis ist eine GoBD-konforme, DATEV-kompatible Buchhaltung, die aus dem Archiv eine durchsuchbare Datenbasis macht. Fragen wie nach der Höhe bestimmter Nachforderungen lassen sich dann in Sekunden beantworten – inklusive Quellenlink zum Originalbeleg.

Was Geschäftsführer jetzt prüfen müssen

Der erste Schritt ist die Sicherstellung der Empfangsbereitschaft, da diese Frist bereits abgelaufen ist. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Rechnungseingangspostfach strukturierte XML-Dateien empfangen und Ihre Buchhaltungssoftware diese verarbeiten kann. Klären Sie anschließend Ihren voraussichtlichen Gesamtumsatz für 2026, um zu wissen, ob Sie ab 2027 oder 2028 selbst im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format fakturieren müssen. Wer jetzt lediglich ein Tool sucht, um XML-Dateien in lesbare PDFs umzuwandeln, greift zu kurz. Die Umstellung ist der ideale Zeitpunkt, um die gesamte Belegverarbeitung zu automatisieren und manuelle Abtipp-Arbeiten endgültig abzuschaffen.