E-Rechnung ab 2027: Warum Ihre Belegverarbeitung jetzt schon dran ist

Wer 2026 mehr als 800.000 Euro steuerbaren Gesamtumsatz macht, muss ab 1. Januar 2027 seine B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden – nicht als PDF, nicht als Scan, sondern als strukturiertes XML nach EN 16931. Wer das erst 2027 angeht, hat sich selbst ein Problem gebaut, das er sich hätte sparen können. Die technische Umstellung dauert länger als eine Gesetzesfrist, und die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen bereits seit 2025 – wer sie noch nicht sauber verarbeitet, hat schon jetzt eine Lücke.

Was ab 2027 wirklich verbindlich wird

Ab 2027 verbindlich wird die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro – die Empfangspflicht gilt längst. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz mit den Übergangsregelungen aus § 27 Abs. 38 UStG. Der Zeitplan in Kürze: Seit 1.1.2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Bis 31.12.2026 dürfen Rechnungen noch als Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF versendet werden. Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen über der 800.000-Euro-Schwelle E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen darunter haben bis Ende 2027 Zeit. Ab 1.1.2028 gilt die Pflicht ausnahmslos für alle. Wer glaubt, die Sache beginne 2027, hat die erste Stufe verschlafen.

Wer genau über der Schwelle liegt

Maßgeblich ist der steuerbare Gesamtumsatz des Ausstellers im Jahr 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG – nicht der Gewinn, nicht der reine B2B-Anteil, nicht der Umsatz des Rechnungsempfängers. Das ist eine Fehlannahme, die häufig kursiert: Es zählt nicht, wie groß der Kunde ist, sondern wie groß der eigene Gesamtumsatz war. Ein Unternehmen mit 750.000 Euro Umsatz und einem einzigen Großkunden mit Millionenumsatz fällt trotzdem noch unter die längere Übergangsfrist. Ausnahmen von der Ausstellungspflicht gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, für B2C-Geschäfte, für bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG und dauerhaft für Kleinunternehmer nach § 34a UStDV – die aber trotzdem E-Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen. EDI-Verfahren dürfen nach aktuellem Stand auch über 2028 hinaus weiterlaufen.

Welches Format tatsächlich zählt

Rechtskonform ist ausschließlich ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931 – ein Scan oder ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht, auch wenn es bequem aussieht. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt: XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Bei den zulässigen Versionen widersprechen sich selbst Fachquellen in Details – belastbar ist nur die Faustregel, vor dem Versand die aktuelle, EN-16931-konforme Version zu prüfen, statt sich auf eine bestimmte Versionsnummer zu verlassen. Wer heute noch PDF-Rechnungen per Mail verschickt und das für ausreichend hält, verwechselt Lesbarkeit mit Maschinenlesbarkeit.

Was der Vorsteuerabzug wirklich verlangt

Ein formaler Fehler auf der Rechnung führt laut EuGH- und BFH-Rechtsprechung nicht automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs, wenn die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind – das Recht auf Vorsteuerabzug darf nicht allein aus formellen Gründen versagt werden. Das ist die gute Nachricht, und sie wird in manchen Ratgebern zu einer Entwarnung aufgeblasen, die sie nicht ist. Denn der Besitz einer Rechnung mit offen ausgewiesener Steuer ist selbst eine materielle Voraussetzung, keine bloß formelle (BFH, 20.10.2016, V R 26/15). Wer ab 2027 keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellt oder erhält, hat kein Formproblem, sondern riskiert die Grundlage des Abzugs selbst. Aktuelle Rechtsprechung (BFH, 30.05.2025, Az. V B 61/23) verschärft die Lage zusätzlich bei EDI- und formfreien Rechnungen. Wer sich auf „wird schon irgendwie durchgehen“ verlässt, verwettet Geld auf eine Rechtsauffassung, die gerade enger wird, nicht weiter.

Warum die Vorbereitung heute beginnt, nicht 2027

Die Ausstellungspflicht trifft nicht nur den Versand, sie trifft die gesamte Kette davor: Belegerfassung, Kontierung, Freigabe, Buchung. Ein System, das Rechnungen bisher als PDF oder Papier durchreicht und erst am Ende in die Buchhaltung überführt, muss diese Kette umbauen – und das lässt sich nicht in den letzten Wochen vor dem Stichtag erledigen, wenn gleichzeitig Tausende andere Mittelständler dieselbe Umstellung suchen. Wer seine Belegverarbeitung schon heute strukturiert, GoBD-konform und lückenlos bis zur Buchung führt, muss für die E-Rechnung nur die Ein- und Ausgabeformate erweitern, nicht den Prozess neu erfinden. Ein Doku- und Buchhaltungssystem, das Belege per OCR und KI-Vision liest, automatisch Buchungsvorschläge mit Konten und Steuerschlüsseln erzeugt und diese GoBD-konform bis zum DATEV-Export dokumentiert, lässt sich direkt auf XRechnung und ZUGFeRD als zusätzliche Ein- und Ausgangsformate erweitern – weil die Struktur, die eine E-Rechnung ohnehin verlangt (Konten, Steuerschlüssel, Zuordnung, Nachvollziehbarkeit bis zur Quelle), in einem solchen System bereits Grundprinzip ist, nicht Zusatzaufwand. Wer heute prüfen will, wo er steht, sollte sich eine einzige Frage stellen: Kann mein aktuelles System eine XRechnung ohne Medienbruch einlesen, kontieren und buchen – oder würde jemand den XML-Inhalt erst händisch in ein bestehendes Formular übertragen? Wenn die Antwort Letzteres ist, bleiben keine anderthalb Jahre Vorlauf, sondern deutlich weniger.