Kosten Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: 85,6 Milliarden Euro in 2025

Die Kosten für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall beliefen sich für deutsche Arbeitgeber im Jahr 2025 auf den Rekordwert von 85,6 Milliarden Euro. Das zeigt ein Kurzbericht des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) Köln vom August 2026. Seit 2020 ist diese Belastung um mehr als 21 Milliarden Euro gestiegen. Die Summe setzt sich aus 72,5 Milliarden Euro an fortgezahlten Bruttoentgelten und geschätzten 13,1 Milliarden Euro für die darauf entfallenden Sozialbeiträge zusammen. Wer als Geschäftsführer die Profitabilität seines Unternehmens sichern will, muss diese Ausfallzeiten und die daraus resultierenden Kosten für Ersatzpersonal präzise in der eigenen Gewinn- und Verlustrechnung modellieren.

Warum die Kosten für Lohnfortzahlung im Krankheitsfall massiv steigen

Der Anstieg der Kosten für Lohnfortzahlung im Krankheitsfall resultiert aus einer Kombination von Lohnentwicklung, Beschäftigungswachstum und demografischem Wandel. Weil die Löhne gestiegen sind, kostet jeder Krankheitstag den Arbeitgeber nominal mehr. Gleichzeitig wächst die Zahl der Anspruchsberechtigten durch eine höhere Gesamtbeschäftigung. Das IW Köln weist zudem darauf hin, dass ältere Beschäftigte häufiger an Muskel- und Skeletterkrankungen leiden, die längere Ausfallzeiten nach sich ziehen. Auch die Zunahme psychischer Erkrankungen treibt die Dauer der Fehlzeiten nach oben. Im Vergleich zum Jahr 2010, in dem die Kosten noch bei 36,9 Milliarden Euro lagen, hat sich die finanzielle Belastung für Unternehmen mehr als verdoppelt.

Welche rechtlichen Vorgaben nach § 3 EFZG die Kosten treiben

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht gemäß § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) für sechs Wochen, also 42 Kalendertage, je Erkrankung. Eine weit verbreitete Fehlannahme in vielen Betrieben ist, dass dieser Anspruch auf sechs Wochen pro Kalenderjahr begrenzt sei. Das Gesetz knüpft die Frist jedoch an den jeweiligen Krankheitsfall. Tritt eine neue, unabhängige Erkrankung auf, beginnt der sechswöchige Anspruch von vorn. Bei einer Fortsetzung derselben Erkrankung werden die Zeiten zusammengerechnet, sofern nicht sechs Monate zwischen den Episoden lagen. Die Beweislast, dass es sich um eine Fortsetzungserkrankung handelt, liegt beim Arbeitgeber. Für neue Mitarbeiter gilt eine Wartezeit: Der Anspruch entsteht erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses.

Warum die Attestpflicht ab dem ersten Tag noch kein Gesetz ist

Eine generelle gesetzliche Pflicht zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag existiert derzeit nicht, auch wenn ein Koalitionsbeschluss vom Juli 2026 dies fordert. Aktuell gilt weiterhin die Dreitagesregel nach § 5 EFZG, wonach ein ärztliches Attest erst ab dem vierten Tag zwingend vorzulegen ist. Arbeitgeber haben jedoch schon nach geltendem Recht die Möglichkeit, im Einzelfall oder per Betriebsvereinbarung ein Attest ab dem ersten Tag zu verlangen. Das IW Köln bezweifelt, dass eine gesetzliche Verschärfung signifikante Veränderungen bewirken würde. Medizinische Verbände warnen zudem vor überlasteten Praxen und einem erhöhten Infektionsrisiko in den Wartezimmern.

Wie die Teilkrankschreibung ab 2028 funktioniert

Unabhängig von der Debatte um die Attestpflicht hat der Gesetzgeber mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz (BStabG) im Juli 2026 die Einführung der Teilkrankschreibung beschlossen. Ab dem 1. Januar 2028 können Arbeitnehmer in Stufen von 25, 50 oder 75 Prozent krankgeschrieben werden. Dieser Mechanismus zielt auf eine graduelle Wiedereingliederung ab und darf nicht mit der Diskussion um die Krankschreibung ab Tag eins verwechselt werden. Das Gesetz ist bereits verkündet und tritt in seinen wesentlichen Teilen in Kraft, während die Abschaffung der telefonischen Krankschreibung bislang ein reines politisches Vorhaben ohne Gesetzentwurf bleibt.

Wie Betriebe den Margeneffekt von Ausfallzeiten im Analyse-Center berechnen

Isolierte HR-Dashboards, die lediglich Krankenstände in Prozent ausweisen, reichen für die kaufmännische Steuerung nicht aus. Die tatsächlichen Kosten entstehen nicht nur durch die Lohnfortzahlung, sondern durch den Einsatz von teurem Fremd- oder Leasingpersonal zur Aufrechterhaltung des Betriebs. Ein Analyse-Center macht aus verstreuten Daten vieler Systeme eine einzige, handlungsfähige Wahrheit. Es zieht Daten aus dem ERP-System, der Zeiterfassung und der Finanzbuchhaltung zusammen und macht sie verknüpfbar.

In der Praxis sieht das so aus: Ein System meldet beispielsweise für einen Klinikstandort eine hohe Belegung von 94 Prozent, weist aber gleichzeitig aus, dass der Deckungsbeitrag je Pflegetag sechs Prozent unter dem Gruppenschnitt liegt. Das Analyse-Center identifiziert die Treiber: gestiegene Energiekosten und ein hoher Anteil an Fremdpersonal aufgrund von Krankheitsausfällen. Statt einer reinen Datenanzeige liefert das System konkrete, begründete Empfehlungen, etwa den Wechsel von Leasingkräften zu internen Pool-Kräften. Jede Kennzahl bleibt dabei bis zur Quelle rückverfolgbar, sodass Entscheidungen auf einer auditierbaren Basis und nicht auf einer Blackbox beruhen.