Fünf Minuten ins Handy sprechen

Der kleinste Einstieg ins Thema Wissen-Festhalten passt in fünf Minuten und braucht nur ein Handy.

Ich hab lange gedacht, man muss nach jedem Termin ein sauberes, langes Protokoll schreiben, damit nichts verloren geht. Alles mitschreiben, alles sortieren, alles ordentlich ablegen. Ehrlich gesagt: Das hat mich selbst am meisten davon abgehalten, überhaupt was festzuhalten.

Mittlerweile mache ich es anders. Nach einem Gespräch oder Meeting nehme ich einfach das Handy und spreche kurz zusammen, was wichtig war. Aufträge, Ergebnisse, ein Gedächtnisprotokoll, so wie es mir gerade einfällt. Oft reichen der KI tatsächlich vier, fünf Zeilen an Kontext zu einem Thema, damit daraus etwas Brauchbares wird: eine Notiz, Aufgaben, wer beteiligt war.

Und ich hab gemerkt: Je mehr man reinspricht, desto besser wird das Ergebnis. Meetings selbst zeichnen wir in unseren Unternehmen inzwischen eher automatisiert auf, das Skript steht dann zur Verfügung. Das Sprachmemo ist für etwas anderes da: für die Gedanken zu Prozessen oder relevanten Themen, die einem zwischendurch kommen. Im besten Fall läuft auf dem Smartphone bereits ein Agent, der das Sprachmemo direkt an die richtige Stelle der Wissensdatenbank weiterleitet, damit es dort entsprechend verarbeitet und verdrahtet wird. Gerade die kurzen Gespräche zwischendurch, die Gedanken, die einem beim Gehen oder nach dem Termin noch kommen, die teile ich einfach als Sprachnachricht mit. Die geben oft den Kontext, der später für eine Auswertung oder ein Ergebnis fehlt.

Das Schöne daran: Man braucht kein System, keine Schulung, keinen großen Prozess, um damit anzufangen. Kein Buchhalter-Dasein, kein trockenes Abheften von Unterlagen. Einfach Handy in die Hand, Sprachnachricht, und dem System als Kontext zuführen. Das ist die ganze Hürde.

Ich erzähl das so oft, weil ich merke, wie viele zögern, weil sie denken, sie müssten gleich groß einsteigen. Müssen sie nicht. Manchmal ist es tatsächlich einfacher, als man denkt. Erst der kleine Schmerz, den man löst – hier: das lästige Nacharbeiten, Zusammenfassen, Erinnern. Der Rest kommt Schritt für Schritt.